Nos conseils pour une réunion d’affaires réussie
Tenir une réunion d’affaires requiert une bonne organisation sur le plan logistique et pratique. Pour que ce type de rencontre professionnelle soit une réussite, il convient d’adopter une préparation non moins rigoureuse. Quels sont les facteurs de succès à prendre en compte ?
Sélectionner avec soin le lieu de la réunion d’affaires
Une réunion d’affaires productive tient avant tout à un local adapté. L’entreprise peut disposer d’un espace spécifique au sein même de ses locaux, ou choisir la location d’une salle de réunion. Un lieu aéré et éclairé offre un cadre qui favorise la concentration et la réflexion aussi bien pour l’animateur que pour les participants. La location d’une salle de réunion à Paris peut, par exemple, proposer un équipement adapté à l’ordre du jour. Il peut s’agir d’un rétroprojecteur pour une présentation de produit, ou de postes informatiques pour la prise de notes ou un travail de groupe.
Une communication équilibrée pour mieux informer et écouter
Une bonne communication est également primordiale. Elle s’effectue en amont de la réunion auprès de ses collaborateurs. Elle se poursuit après la rencontre pour un retour productif sur son déroulement. Pendant la réunion elle-même, il faut veiller à alterner l’illustration des propos et l’écoute des participants avec un moment alloué pour la prise de parole. Une réunion d’affaires réussie s’équilibre entre la présentation, la communication des informations et l’échange avec ses interlocuteurs. Ouvrir le dialogue permet notamment de réorienter la réunion vers l’ordre du jour établi à l’avance.
Bien gérer le rythme de sa réunion d’affaires
En fonction de la durée de la réunion, il est nécessaire de prévoir des pauses. Le fait de disposer d’un espace adapté facilite l’instauration de ces intermèdes. La location d’une salle de réunion propose souvent un espace secondaire avec des aménagements spécifiques, comme un distributeur de boissons fraîches ou chaudes. Bien contrôler le rythme de la réunion, c’est prévoir des temps de détente. Ainsi, il est d’autant plus facile de capter l’attention et d’adapter son discours pour qu’il ait la portée souhaitée.
