Industrie : la digitalisation du processus documentaire en 3 étapes
Aujourd’hui, la transformation digitale des industries passe en partie par une mutation des processus documentaires. Au-delà de la création d’un site web et de la mise en place d’un ERP, la véritable mutation commence par le traitement des documents administratifs. Découvrez les 3 étapes clés de la digitalisation du processus documentaire !
Le processus documentaire, qu’est-ce que c’est ?
Le processus documentaire englobe toutes les phases de gestion du document : création, conservation, archivage, destruction. Le système documentaire fait partie intégrante de l’entreprise industrielle et sa pertinence influera sur plusieurs aspects clés :
- Qualité de la collaboration,
- Gain de temps,
- Réduction de la marge d’erreur,
- Accès aux bonnes informations en temps réel.
La digitalisation des processus documentaire est un changement pour l’ensemble de l’entreprise, ses process client et documentaires mais aussi ses méthodes de travail.
Numériser les documents
La capture des documents c’est-à-dire leur numérisation est la première étape. C’est là que les documents de l’entreprise entrent dans le processus documentaire « digital ». La mise en œuvre de la dématérialisation des documents administratifs et autres documents demande un travail préalable de structuration. Pour penser l’archivage ainsi que l’identification des documents lors de leur indexation, il convient d’identifier :
- Les entités émettrices,
- Les types de documents,
- Les durées de conservation légales,
- Les droits d’accès aux informations les plus confidentielles et/ou sensibles.
De la rigueur mise en œuvre dans cette étape résulte la qualité et la pertinence de la numérisation des documents et des plateformes GED.
Piloter la dématérialisation des documents
Les outils nés de la transformation numérique comme le PLM ou la GED permettent de structurer l’approche du document numérisé. Pour superviser l’ensemble des documents mais aussi définir les processus qui gravitent autour, il convient d’acquérir des plateformes logicielles à l’image des processus internes que l’entreprise souhaite appliquer.
Le plus souvent, un moteur BPM est couplé à un logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED). L’entreprise profite alors d’une visibilité en temps réel sur les actions réalisées sur les documents, leur partage, leur mise à jour.
Assurer la pérennité et la sécurité des données
Qui dit digitalisation ou dématérialisation dit enjeu de sécurité. Une fois numérisé, le document doit impérativement pouvoir être conservé de façon fiable et sécurisée. Fiches de paie, factures, dossiers médicaux, contrats commerciaux, devis, contrats de travail… qu’ils soient personnels ou engageants, les documents doivent conserver :
- Leur intégrité : certificat de signature ou de scellement, impossibilité de modifier le contenu… ;
- Leur pérennité : format durable (EDI, XML, PDF) ;
- Leur confidentialité : stockage sur un support d’archivage sécurisé.
Pour cela, les solutions de traçabilité des données ou de contrôle d’accès sont nombreuses pour les entreprises. Cependant, la sécurité des données n’est pas uniquement technologique. En effet, l’ensemble des membres de l’entreprise doivent intégrer cet enjeu pour adopter de bonnes pratiques dans la manipulation de l’information que ce soit sur les outils PLM, GED ou ERP.
L’accélération des processus va de pair avec l’intégration de nouvelles logiques de travail, sous le signe de la collaboration, de la performance et du respect des données mises à disposition.
