Comment organiser une réunion d’affaires ?
Que vous soyez manager ou commercial, vous pouvez avoir à mener une réunion d’affaires. Et comme tout événement professionnel, cela nécessite un certain savoir-faire. Car une rencontre doit être efficace, avoir le bon rythme et atteindre son but auprès de tous les participants. Découvrez quatre conseils pour organiser une réunion d’affaires.
Définir l’objectif de la réunion pour avoir le bon format
En fonction du but de cette rencontre, vous avez le choix entre plusieurs formats de réunion. Si vous cherchez à transmettre un message, organisez une réunion d’information sans intervention. Votre auditoire sera alors passif. Pour faire le point sur un projet commun, vous pouvez planifier une réunion de revue. Chaque participant pourra faire le bilan de son avancement. La réunion d’échange est réservée au lancement d’une nouvelle idée qui nécessite la participation active d’un groupe de personnes. Quant à la réunion d’affaires, elle nécessite un temps de parole équilibré entre les différentes parties, avec une présentation préalable.
Une préparation minutieuse
Pour que votre réunion soit efficace, ne négligez pas sa préparation en amont. Assemblez soigneusement tous les documents de travail dont vous aurez besoin : chiffres, échantillons de produits, maquettes, etc. Assurez-vous également d’avoir une présentation qui transmette les informations essentielles tout en gardant l’attention de votre auditoire. Chaque diapositive doit avoir un but bien précis et une identité visuelle attractive. Pour faciliter votre présentation, prévoyez une salle avec le matériel adéquat, comme c’est le cas à village R24 par exemple.
Savoir animer la réunion
Si vous êtes l’animateur de la réunion, en début de session, rappelez les règles de courtoisie que chacun doit respecter. Précisez également la nécessité de participation. Lors des débats, essayez de répartir la parole entre tous les participants. N’oubliez pas les plus silencieux qui peuvent avoir de bonnes idées, mais être intimidés par l’assemblée.
Choisir le lieu et l’horaire adaptés
Pour mettre de votre côté toutes les chances d’atteindre votre objectif, veillez à choisir le lieu et l’horaire adéquats pour votre réunion. Vous pouvez penser à location de salle de réunion dans l’Ouest lyonnais. Assurez-vous que chaque participant peut travailler confortablement, que la salle est accueillante et que les équipements nécessaires sont opérationnels. Quant à l’horaire, préférez une réunion en matinée, le cerveau est plus alerte qu’entre 14 h et 16 h.
Pour mener votre réunion d’affaires d’une main de maître, préparez-la avec application. Choisissez le format le plus adapté, les supports de travail nécessaires, sans oublier le choix du lieu et de l’horaire. Une salle agréable et bien équipée pourra créer une ambiance plus productive.
