Comment procéder à l’archivage numérique ?
L’avènement des nouvelles technologies de l’information et de la communication s’est accompagné de nombreux changements aussi bien organisationnels qu’institutionnels au sein des entreprises françaises. Et pour cause : le recours toujours plus fréquent aux logiciels et documents électroniques a simplifié de nombreuses tâches. Cela suppose également que les entreprises doivent désormais conserver leurs documents importants sous forme numérique. C’est ce que l’on appelle l’archivage numérique. Mais comment cela fonctionne-t-il ? On fait le point.
Qu’est-ce que l’archivage numérique ?
L’archivage numérique, également connu sous le terme d’archivage électronique désigne un procédé qui permet de conserver des documents et des données numériques sur un serveur ou sur un support de stockage externe (comme c’est le cas d’un disque dur).
L’archivage numérique fonctionne à l’image d’un archivage papier, à la seule différence que les documents sont numérisés, puis conservés sous une forme électronique. Ce type d’archivage est aujourd’hui largement plébiscité par de très nombreuses entreprises. En effet, il s’accompagne de très nombreux avantages pour l’entreprise et la pérennité des documents ainsi conservés.
Les avantages de l’archivage numérique
L’archivage numérique possède de très nombreux avantages. Tout d’abord, ce type d’archivage permet de s’assurer que la pérennité et de l’intégrité des documents ainsi stockées. À cela s’ajoute un paramètre lié à la confidentialité des archivages numérique, mais aussi à leur accessibilité. En effet, un archivage numérique est particulièrement sécuritaire et limite les risques de piratage.
Finalement, le principal avantage de l’archivage numérique est qu’il permet de réduire drastiquement la place utilisée par un système d’archivage. En effet, le stockage papier demande le plus souvent de très grandes superficies, tandis que l’archivage externalisé demande un espace particulièrement important.
Mettre en place un archivage numérique
Mettre en place un archivage numérique demande de suivre certaines étapes. En effet, il s’agit tout d’abord de dresser un audit de ses besoins et de rédiger un cahier des charges. Il faudra ensuite choisir la solution la plus adaptée en matière de stockage numérique. Une fois ces éléments réalisés, il conviendra de procéder à la numérisation des documents puis à leur archivage.
La mise en place d’un archivage numérique peut parfois demander du temps et de l’organisation. C’est pour cette raison que certaines entreprises n’hésitent pas à faire appel à un prestataire de service, comme c’est le cas de Demeco Entreprise. Cela permet de s’assurer d’un service professionnel et efficace.
Ainsi, l’archivage numérique désigne un procédé de stockage digital des documents d’une entreprise. Sa mise en place demande bien souvent l’intervention d’un professionnel de l’informatique et des technologies de l’information et de la communication.
